第一章总则
第一条为了加强东南大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》等规定，结合基金会的实际，制定本办法。
第二条基金会办公室为文件档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。基金会财务室为会计档案具体管理部门，负责会计档案材料的整理、归档和保管工作。
指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，每年3月底按照进行整理统一造册，将长期保存的档案资料向东南大学档案馆归档。严防毁损、散失和泄密。短期保存资料及经常查阅的资料保存在相关部门。严防毁损、散失和泄密。
第三条基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。
在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷统一归档。
第四条文件往来需进行登记，承办要保证文件的系统完整，办理完毕后由专人保管待统一归档。
1、项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理，由专人保管。
2、会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。待统一归档。
3、基金会建立《东南大学教育基金会归档案卷总目录》。
第五条公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围及保管期限
第六条文书档案的归档范围包括：上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。
第七条文书档案的归档范围及保管期限具体包括：
1、上级部门下发的工作文件，保存期限长期。
2、基金会上报的工作计划、总结、报告、请示及批复，保存期限长期。
3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料，保存期限长期。
4、规定、制度、办法、通报等，保存期限长期。
5、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等，保存期限长期。
第八条项目档案的归档范围及保管期限具体包括：
1、与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件，保存期限长期。
2、与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等，保存期限长期。
3、捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料，保存期限长期。
第九条会计档案的归档范围及保管期限具体包括：
1、会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料，保存期限永久。
2、预算、决算报表、年度统计报表，保存期限永久。
3、年检报告、审计报告、其它财务报告，保存期限永久。
4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表，保存期限永久。
5、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册，保存期限永久。
第三章立卷要求
第十条案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十二条卷内文件材料应按顺序，依次编写页号。
第十三条按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。
第十四条案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。
第四章保管、移交和销毁
第十五条应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。
第十六条档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，会计档案经秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续；项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准，并办理登记手续；文书档案经办公室主任批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。
第十七条查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到：
1、严格遵守保密纪律；
2、不得擅自向他人传播档案内容；
3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第十八条查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十九条档案移交必须填写《东南大学教育基金会档案移交清册》；销毁档案必须填写《东南大学教育基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，办公室专人监交、监销。
第二十条本办法自发布之日起执行。